Polityka prywatności

Niniejsza Polityka prywatności określa zasady przetwarzania danych osobowych użytkowników korzystających ze strony internetowej oraz platformy BookFlow dostępnej pod adresem book-flow.eu.

Dbamy o prywatność użytkowników i przetwarzamy dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z Rozporządzeniem Parlamentu Europejskiego i Rady UE 2016/679, czyli RODO.

1. Administrator danych osobowych

Administrator odpowiada za prawidłowe i bezpieczne przetwarzanie danych osobowych użytkowników strony oraz klientów korzystających z platformy BookFlow.

2. Czym jest BookFlow

BookFlow to platforma internetowa przeznaczona dla firm usługowych, w szczególności gabinetów beauty, salonów kosmetycznych, gabinetów medyczno-estetycznych oraz innych firm pracujących z klientami.

Platforma umożliwia między innymi:

• prowadzenie kart klientów,
• zapisywanie wizyt,
• zarządzanie grafikiem,
• dodawanie usług,
• prowadzenie notatek dotyczących obsługi klienta,
• dodawanie zdjęć przed i po wykonanej usłudze,
• wysyłanie zaleceń po wizycie,
• obsługę kont firmowych w systemie.

3. Jakie dane możemy przetwarzać

Dane użytkowników odwiedzających stronę

• adres IP,
• dane techniczne dotyczące przeglądarki i urządzenia,
• informacje zapisane w plikach cookies,
• dane dotyczące aktywności na stronie.

Dane osób kontaktujących się przez formularz lub e-mail

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• treść wiadomości,
• inne dane dobrowolnie przekazane w wiadomości.

Dane klientów zakładających konto w BookFlow

• imię i nazwisko,
• adres e-mail,
• numer telefonu,
• nazwa firmy,
• dane firmy,
• kraj,
• język,
• waluta,
• dane logowania,
• informacje dotyczące aktywności w panelu.

Dane wprowadzane przez firmy korzystające z BookFlow

Firmy korzystające z BookFlow mogą wprowadzać do systemu dane swoich klientów, na przykład:

• imię i nazwisko klienta,
• numer telefonu,
• adres e-mail,
• daty wizyt,
• historię wizyt,
• notatki,
• zdjęcia przed i po wykonanej usłudze,
• zalecenia po wizycie,
• informacje potrzebne do obsługi klienta.

4. Cele przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy w następujących celach:

• umożliwienia korzystania ze strony internetowej,
• obsługi zapytań przesyłanych przez formularz kontaktowy lub e-mail,
• rejestracji i obsługi konta użytkownika,
• świadczenia usługi BookFlow,
• obsługi płatności i rozliczeń,
• wystawiania faktur,
• kontaktu z użytkownikiem lub klientem,
• zapewnienia bezpieczeństwa platformy,
• rozwiązywania problemów technicznych,
• prowadzenia statystyk i analizy działania strony,
• dochodzenia lub obrony przed roszczeniami,
• realizacji obowiązków wynikających z przepisów prawa.

5. Podstawy prawne przetwarzania danych

Dane osobowe przetwarzamy na podstawie:

• art. 6 ust. 1 lit. b RODO — gdy przetwarzanie jest niezbędne do wykonania umowy lub podjęcia działań przed jej zawarciem,
• art. 6 ust. 1 lit. c RODO — gdy przetwarzanie jest konieczne do spełnienia obowiązków prawnych, np. podatkowych lub księgowych,
• art. 6 ust. 1 lit. f RODO — gdy przetwarzanie wynika z prawnie uzasadnionego interesu administratora, np. kontaktu, zabezpieczenia strony, dochodzenia roszczeń,
• art. 6 ust. 1 lit. a RODO — gdy użytkownik wyraził zgodę, np. na określone pliki cookies lub działania marketingowe.

6. Dobrowolność podania danych

Podanie danych osobowych jest dobrowolne, ale w niektórych przypadkach niezbędne do:

• założenia konta,
• korzystania z platformy BookFlow,
• otrzymania odpowiedzi na wiadomość,
• zawarcia i wykonania umowy,
• wystawienia faktury.

Brak podania wymaganych danych może uniemożliwić korzystanie z wybranych funkcji platformy.

7. Jak długo przechowujemy dane

Dane osobowe przechowujemy przez okres niezbędny do realizacji celu, dla którego zostały zebrane.

Przykładowo:

• dane konta użytkownika — przez czas korzystania z usługi BookFlow,
• dane kontaktowe — przez czas potrzebny do obsługi zapytania,
• dane rozliczeniowe i fakturowe — przez okres wymagany przepisami podatkowymi i księgowymi,
• dane potrzebne do obrony lub dochodzenia roszczeń — do czasu przedawnienia roszczeń,
• dane przetwarzane na podstawie zgody — do momentu cofnięcia zgody.

8. Odbiorcy danych

Dane osobowe mogą być przekazywane podmiotom, które wspierają nas w prowadzeniu strony i świadczeniu usługi BookFlow, w szczególności:

• firmie hostingowej,
• dostawcom poczty e-mail,
• dostawcom usług IT,
• dostawcom narzędzi analitycznych,
• biuru księgowemu,
• podmiotom obsługującym płatności, jeśli zostaną wdrożone,
• organom publicznym, jeśli wymagają tego przepisy prawa.

Dane osobowe nie są sprzedawane osobom trzecim.

9. Przekazywanie danych poza Europejski Obszar Gospodarczy

Niektóre narzędzia wykorzystywane na stronie lub w platformie mogą wiązać się z przekazywaniem danych poza Europejski Obszar Gospodarczy, na przykład jeśli korzystamy z usług globalnych dostawców technologii.

W takim przypadku dane są przekazywane wyłącznie wtedy, gdy zapewnione są odpowiednie zabezpieczenia wymagane przez przepisy RODO.

10. Prawa użytkownika

Każdej osobie, której dane dotyczą, przysługuje prawo do:

• dostępu do swoich danych osobowych,
• sprostowania danych,
• usunięcia danych,
• ograniczenia przetwarzania,
• przenoszenia danych,
• wniesienia sprzeciwu wobec przetwarzania,
• cofnięcia zgody, jeśli dane są przetwarzane na podstawie zgody,
• wniesienia skargi do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych.

W celu skorzystania ze swoich praw można skontaktować się z administratorem pod adresem: contact@book-flow.eu.

11. Pliki cookies

Strona BookFlow może korzystać z plików cookies, czyli niewielkich plików zapisywanych na urządzeniu użytkownika.

Pliki cookies mogą być wykorzystywane w celu:

• zapewnienia prawidłowego działania strony,
• utrzymania sesji użytkownika,
• zapamiętania ustawień użytkownika,
• prowadzenia statystyk,
• poprawy działania strony i platformy.

Użytkownik może samodzielnie zmienić ustawienia cookies w swojej przeglądarce internetowej. Ograniczenie stosowania cookies może jednak wpłynąć na działanie niektórych funkcji strony lub platformy.

12. Dane logowania i bezpieczeństwo konta

Użytkownik jest odpowiedzialny za zachowanie poufności swoich danych logowania do platformy BookFlow.

Zalecamy stosowanie silnego hasła oraz nieudostępnianie dostępu do konta osobom nieuprawnionym. W przypadku podejrzenia nieautoryzowanego dostępu do konta należy niezwłocznie skontaktować się z administratorem.

13. Zdjęcia i dane klientów wprowadzane do platformy

Platforma BookFlow może umożliwiać dodawanie zdjęć, notatek oraz innych informacji dotyczących klientów firmy korzystającej z systemu.

Firma korzystająca z BookFlow powinna posiadać odpowiednią podstawę prawną do przetwarzania takich danych, w szczególności gdy dane dotyczą zdjęć, historii wizyt, zaleceń lub innych informacji związanych z obsługą klienta.

BookFlow zapewnia narzędzia techniczne do przechowywania i obsługi tych danych, ale odpowiedzialność za legalność ich wprowadzenia do systemu spoczywa na firmie korzystającej z platformy.

14. Kontakt mailowy i zalecenia po wizycie

Platforma może umożliwiać wysyłanie wiadomości e-mail, w tym zaleceń po wizycie, na adresy e-mail klientów zapisanych w systemie.

Firma korzystająca z BookFlow odpowiada za prawidłowość adresów e-mail oraz za posiadanie podstawy prawnej do kontaktu z klientem.

15. Bezpieczeństwo danych

Stosujemy odpowiednie środki techniczne i organizacyjne mające na celu ochronę danych osobowych przed nieuprawnionym dostępem, utratą, zmianą lub ujawnieniem.

Dostęp do danych posiadają wyłącznie osoby i podmioty, które potrzebują go do prawidłowego świadczenia usług lub obsługi technicznej platformy.

16. Zmiany w Polityce prywatności

Polityka prywatności może być aktualizowana, w szczególności w przypadku zmian w przepisach prawa, rozwoju platformy BookFlow lub wdrożenia nowych funkcji.

Aktualna wersja Polityki prywatności jest zawsze dostępna na stronie internetowej BookFlow.

17. Kontakt

W sprawach związanych z ochroną danych osobowych oraz niniejszą Polityką prywatności można skontaktować się z administratorem: