Regulamin BookFlow

Niniejszy Regulamin określa zasady korzystania ze strony internetowej oraz platformy BookFlow dostępnej pod adresem book-flow.eu.

1. Postanowienia ogólne

Niniejszy Regulamin określa zasady świadczenia usług drogą elektroniczną w ramach platformy BookFlow, zasady zakładania konta, korzystania z panelu, płatności, odpowiedzialności, reklamacji oraz zakończenia korzystania z usługi.

Korzystanie z BookFlow oznacza akceptację niniejszego Regulaminu. Użytkownik powinien zapoznać się z jego treścią przed założeniem konta lub rozpoczęciem korzystania z platformy.

2. Dane usługodawcy

Kontakt z usługodawcą możliwy jest za pośrednictwem poczty elektronicznej pod adresem: contact@book-flow.eu.

3. Definicje

Na potrzeby niniejszego Regulaminu przyjmuje się następujące znaczenie pojęć:

• BookFlow — platforma internetowa dostępna pod adresem book-flow.eu, służąca do zarządzania klientami, wizytami, grafikiem i usługami.
• Usługodawca — Tomasz Świtała, Bydgoszcz, Polska.
• Użytkownik — osoba korzystająca ze strony internetowej lub platformy BookFlow.
• Klient — firma, osoba prowadząca działalność lub inny podmiot, który posiada konto w BookFlow.
• Panel — część platformy dostępna po zalogowaniu.
• Konto — indywidualny dostęp do platformy BookFlow utworzony dla Klienta lub jego pracownika.
• Abonament — opłata za korzystanie z platformy BookFlow przez określony okres.
• Dane klientów firmy — dane osób, które Klient wprowadza do platformy w ramach swojej działalności.

4. Czym jest BookFlow

BookFlow jest platformą internetową przeznaczoną dla firm usługowych, w szczególności gabinetów beauty, salonów kosmetycznych, gabinetów medyczno-estetycznych oraz innych firm, które chcą zarządzać klientami, wizytami i organizacją pracy.

Platforma może umożliwiać między innymi:

• prowadzenie kart klientów,
• dodawanie i edytowanie klientów,
• zapisywanie historii wizyt,
• prowadzenie notatek,
• dodawanie zdjęć przed i po wykonanej usłudze,
• wysyłanie zaleceń po wizycie,
• tworzenie i zarządzanie usługami,
• prowadzenie grafiku i terminarza,
• zarządzanie pracownikami,
• podgląd podstawowych statystyk i danych firmowych,
• obsługę konta firmowego w systemie.

Zakres dostępnych funkcji może zależeć od aktualnej wersji platformy, wybranego planu, konfiguracji konta lub etapu rozwoju usługi.

5. Warunki techniczne korzystania z platformy

Do korzystania z BookFlow wymagane jest:

• urządzenie z dostępem do internetu,
• aktualna przeglądarka internetowa,
• aktywne konto e-mail,
• włączona obsługa plików cookies i JavaScript, jeśli są wymagane do prawidłowego działania platformy.

Usługodawca dokłada starań, aby platforma działała prawidłowo na aktualnych wersjach popularnych przeglądarek internetowych.

6. Założenie konta

Korzystanie z pełnych funkcji BookFlow wymaga utworzenia konta. Konto może zostać założone przez formularz rejestracyjny, kontakt z usługodawcą lub w inny sposób udostępniony przez BookFlow.

Podczas zakładania konta Klient może zostać poproszony o podanie danych takich jak imię i nazwisko, adres e-mail, numer telefonu, nazwa firmy, kraj, język, waluta oraz inne informacje potrzebne do uruchomienia konta.

Klient zobowiązuje się do podawania danych prawdziwych, aktualnych i zgodnych ze stanem faktycznym.

7. Dostęp do konta i bezpieczeństwo

Użytkownik jest odpowiedzialny za zachowanie poufności danych logowania do swojego konta.

Zabronione jest udostępnianie loginu lub hasła osobom nieuprawnionym. W przypadku podejrzenia nieautoryzowanego dostępu do konta Użytkownik powinien niezwłocznie skontaktować się z usługodawcą.

Usługodawca może czasowo zablokować dostęp do konta, jeżeli zachodzi podejrzenie naruszenia bezpieczeństwa, naruszenia Regulaminu lub nieuprawnionego korzystania z platformy.

8. Zasady korzystania z BookFlow

Użytkownik zobowiązuje się korzystać z platformy zgodnie z prawem, dobrymi obyczajami, niniejszym Regulaminem oraz przeznaczeniem BookFlow.

Zabronione jest w szczególności:

• wprowadzanie danych niezgodnych z prawem,
• naruszanie praw osób trzecich,
• podejmowanie prób uzyskania nieuprawnionego dostępu do systemu,
• zakłócanie działania platformy,
• kopiowanie, modyfikowanie lub wykorzystywanie elementów platformy bez zgody usługodawcy,
• wykorzystywanie BookFlow do wysyłania spamu lub treści bez wymaganej podstawy prawnej,
• wprowadzanie treści obraźliwych, nielegalnych lub naruszających dobra osobiste innych osób.

9. Dane wprowadzane przez Klienta

Klient samodzielnie decyduje, jakie dane wprowadza do platformy BookFlow w ramach korzystania z usługi.

Klient oświadcza, że posiada odpowiednią podstawę prawną do wprowadzania i przetwarzania danych swoich klientów, pracowników lub innych osób w platformie BookFlow.

10. Zdjęcia przed i po oraz notatki

Platforma może umożliwiać dodawanie zdjęć przed i po wykonanej usłudze, notatek, zaleceń oraz innych informacji związanych z obsługą klienta firmy korzystającej z BookFlow.

Klient odpowiada za uzyskanie wymaganych zgód lub posiadanie innej podstawy prawnej do dodawania takich danych do platformy, zwłaszcza jeżeli dane te dotyczą wizerunku, historii usług, zaleceń lub informacji o charakterze wrażliwym.

Klient zobowiązuje się nie dodawać do platformy danych, których nie ma prawa przetwarzać.

11. Kontakt e-mail i wysyłanie zaleceń

BookFlow może umożliwiać wysyłanie wiadomości e-mail do klientów zapisanych w systemie, w tym zaleceń po wizycie.

Klient odpowiada za prawidłowość adresów e-mail oraz za posiadanie podstawy prawnej do kontaktu z odbiorcą wiadomości.

Zabronione jest wykorzystywanie platformy do wysyłania niezamówionych informacji handlowych, spamu lub wiadomości naruszających przepisy prawa.

12. Płatności i abonament

Korzystanie z BookFlow może być odpłatne, zgodnie z aktualną ofertą przedstawioną na stronie internetowej, w wiadomości e-mail, w panelu lub w indywidualnych ustaleniach z Klientem.

Na start płatności mogą być realizowane ręcznie, w szczególności przelewem bankowym lub za pomocą BLIK, zgodnie z informacją przekazaną Klientowi przez usługodawcę.

Dostęp do platformy może być aktywowany po zaksięgowaniu płatności lub po ręcznym potwierdzeniu płatności przez usługodawcę.

Usługodawca może wystawić fakturę za opłaconą usługę, zgodnie z obowiązującymi przepisami oraz danymi przekazanymi przez Klienta.

13. Okres testowy, promocje i dostęp darmowy

Usługodawca może udostępnić wybranym Klientom okres testowy, promocyjny lub darmowy dostęp do platformy.

Warunki takiego dostępu mogą być określone indywidualnie, w szczególności co do czasu trwania, zakresu funkcji oraz zasad przejścia na płatny abonament.

Po zakończeniu okresu testowego lub promocyjnego dalsze korzystanie z platformy może wymagać opłacenia abonamentu.

14. Brak płatności i blokada konta

W przypadku braku płatności za abonament usługodawca może ograniczyć, zawiesić lub zablokować dostęp do konta.

Przed blokadą konta usługodawca może, ale nie musi, wysłać przypomnienie o płatności na adres e-mail przypisany do konta.

Odblokowanie konta może nastąpić po uregulowaniu zaległości lub indywidualnym kontakcie z usługodawcą.

15. Faktury

Faktura może zostać wystawiona na podstawie danych przekazanych przez Klienta.

Klient zobowiązuje się do podania prawidłowych danych niezbędnych do wystawienia faktury, w szczególności nazwy firmy, adresu, numeru identyfikacji podatkowej, jeśli jest wymagany, oraz innych danych koniecznych do prawidłowego rozliczenia.

Faktury mogą być przesyłane drogą elektroniczną na adres e-mail podany przez Klienta.

16. Zmiany funkcji platformy

BookFlow jest platformą rozwijaną. Usługodawca może wprowadzać nowe funkcje, zmieniać istniejące funkcje, poprawiać błędy, aktualizować wygląd panelu oraz modyfikować sposób działania wybranych elementów systemu.

Usługodawca dokłada starań, aby zmiany nie wpływały negatywnie na możliwość korzystania z podstawowych funkcji platformy.

17. Przerwy techniczne

Usługodawca dokłada starań, aby platforma była dostępna w sposób ciągły, jednak nie gwarantuje całkowitej nieprzerwanej dostępności.

Przerwy w działaniu platformy mogą wynikać z prac technicznych, aktualizacji, awarii, działań dostawców zewnętrznych, siły wyższej lub innych przyczyn niezależnych od usługodawcy.

W miarę możliwości planowane prace techniczne będą wykonywane w sposób ograniczający niedogodności dla Użytkowników.

18. Odpowiedzialność usługodawcy

Usługodawca odpowiada za świadczenie usługi zgodnie z niniejszym Regulaminem oraz obowiązującymi przepisami prawa.

Usługodawca nie ponosi odpowiedzialności za:

• dane wprowadzone przez Klienta do platformy,
• brak podstawy prawnej Klienta do przetwarzania danych swoich klientów,
• treść wiadomości wysyłanych przez Klienta za pomocą platformy,
• skutki udostępnienia danych logowania osobom trzecim,
• problemy wynikające z nieprawidłowej konfiguracji urządzenia, przeglądarki lub połączenia internetowego Użytkownika,
• przerwy w działaniu usług zewnętrznych, z których korzysta platforma.

19. Ochrona danych osobowych

Zasady przetwarzania danych osobowych przez BookFlow zostały opisane w Polityce prywatności dostępnej na stronie internetowej BookFlow.

Klient korzystający z platformy zobowiązuje się przetwarzać dane osobowe zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w szczególności z RODO.

Jeżeli w związku z korzystaniem z BookFlow dochodzi do powierzenia przetwarzania danych osobowych, szczegółowe zasady takiego powierzenia mogą zostać określone w odrębnej umowie powierzenia przetwarzania danych lub w innym dokumencie zaakceptowanym przez strony.

20. Prawa autorskie i własność platformy

Platforma BookFlow, jej wygląd, kod, struktura, elementy graficzne, treści, nazwa oraz oznaczenia stanowią własność usługodawcy lub zostały wykorzystane na podstawie odpowiednich licencji.

Zabronione jest kopiowanie, rozpowszechnianie, modyfikowanie, odsprzedawanie lub wykorzystywanie elementów platformy w sposób wykraczający poza normalne korzystanie z usługi bez zgody usługodawcy.

21. Reklamacje

Klient może złożyć reklamację dotyczącą działania platformy lub świadczonej usługi poprzez wiadomość e-mail wysłaną na adres: contact@book-flow.eu.

Reklamacja powinna zawierać:

• dane umożliwiające identyfikację Klienta,
• adres e-mail przypisany do konta,
• opis problemu,
• datę wystąpienia problemu, jeśli jest znana,
• oczekiwany sposób rozwiązania sprawy.

Usługodawca rozpatruje reklamację w możliwie najkrótszym czasie, nie dłuższym niż 14 dni od dnia jej otrzymania, chyba że charakter sprawy wymaga dłuższego czasu.

22. Rezygnacja z usługi

Klient może zrezygnować z korzystania z BookFlow, kontaktując się z usługodawcą pod adresem: contact@book-flow.eu.

Rezygnacja z usługi nie zwalnia Klienta z obowiązku uregulowania należności powstałych przed dniem rezygnacji.

Po zakończeniu korzystania z usługi dostęp do konta może zostać ograniczony lub usunięty, z zachowaniem danych wymaganych przez przepisy prawa lub potrzebnych do obrony przed roszczeniami.

23. Usunięcie danych z platformy

Klient może zwrócić się do usługodawcy z prośbą o usunięcie danych zgromadzonych w ramach konta, o ile obowiązujące przepisy prawa nie wymagają ich dalszego przechowywania.

Usługodawca może zachować dane niezbędne do rozliczeń, obsługi reklamacji, dochodzenia roszczeń lub spełnienia obowiązków prawnych.

24. Konsumenci i przedsiębiorcy

BookFlow jest usługą kierowaną głównie do firm, osób prowadzących działalność gospodarczą oraz podmiotów wykorzystujących platformę w celach zawodowych lub firmowych.

Jeżeli z usługi korzysta konsument lub przedsiębiorca na prawach konsumenta, przysługują mu prawa wynikające z obowiązujących przepisów prawa.

Szczegółowe informacje dotyczące ewentualnego prawa odstąpienia od umowy mogą zależeć od charakteru zamówionej usługi, sposobu jej aktywacji oraz momentu rozpoczęcia świadczenia usługi.

25. Zmiany Regulaminu

Usługodawca może zmienić Regulamin w szczególności w przypadku:

• zmiany przepisów prawa,
• rozwoju platformy BookFlow,
• wprowadzenia nowych funkcji,
• zmiany sposobu płatności,
• zmiany zasad bezpieczeństwa,
• potrzeby doprecyzowania postanowień Regulaminu.

Aktualna wersja Regulaminu jest dostępna na stronie internetowej BookFlow.

26. Postanowienia końcowe

W sprawach nieuregulowanych niniejszym Regulaminem zastosowanie mają przepisy prawa polskiego.

Ewentualne spory będą rozwiązywane w pierwszej kolejności polubownie poprzez kontakt z usługodawcą.

Jeżeli którekolwiek postanowienie Regulaminu okaże się nieważne lub nieskuteczne, nie wpływa to na ważność pozostałych postanowień.

27. Kontakt

W sprawach związanych z Regulaminem, działaniem platformy, płatnościami lub reklamacjami można skontaktować się z usługodawcą: